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Gestire la posta elettronica in modo efficiente significa non solo scrivere e inviare messaggi, ma anche tenere traccia delle risposte importanti. Outlook offre una funzione molto utile per questo scopo: il Follow Up (o promemoria di seguito).
Grazie a questa opzione, puoi impostare un promemoria per ricordarti di controllare una determinata email in un secondo momento — o persino segnalare al destinatario che l’email richiede una risposta.
In questa guida ti spieghiamo passo dopo passo come aggiungere un promemoria di follow up prima di inviare un’email.
🚩 Aggiungere un Follow Up prima di inviare un’email
Segui questi passaggi per impostare un promemoria direttamente mentre stai scrivendo il messaggio:
- Durante la composizione del messaggio, vai alla scheda Messaggio sulla barra multifunzione.
- Nel gruppo Tag, seleziona Follow Up.
- Dal menu a discesa, scegli Aggiungi promemoria (Add Reminder).
- Apparirà una finestra di dialogo: qui puoi impostare un promemoria per te stesso. Se vuoi che anche il destinatario riceva un’indicazione di follow up, seleziona la casella Contrassegna per i destinatari (Flag for Recipients).
- Imposta la data e l’ora desiderate per il promemoria e fai clic su OK.
- Completa la tua email e fai clic su Invia (Send).
📌 Come comparirà il promemoria
Dopo aver impostato il follow up, Outlook ti segnalerà l'email in diversi modi a seconda della versione (desktop, web o mobile). Ecco cosa aspettarti:
- Nell’elenco delle email: la mail inviata o ricevuta mostrerà un'icona a forma di flag o un indicatore di stato accanto al messaggio, visibile nella colonna dei flag. Questo ti permette di individuare rapidamente i messaggi contrassegnati.
- Promemoria popup (desktop): all’arrivo della data e ora impostate vedrai una finestra di promemoria/popup che mostra l'oggetto dell'email, il testo riassuntivo e i pulsanti Snooze (rimanda) e Dismiss (ignora/chiudi). In alcune configurazioni, la notifica può comparire anche nell’area delle notifiche del sistema operativo.
Alert Follow Up - Notifiche in Outlook Web e Mobile: su Outlook Web (OWA) e sull’app mobile la notifica può apparire come banner o avviso nell’app; solitamente include l’oggetto dell’email e consente di aprirla direttamente o rimandare il promemoria.
- Comportamento del destinatario: se hai selezionato Contrassegna per i destinatari, anche il destinatario vedrà il flag sull’email nella propria casella e, a seconda del client che usa, potrebbe ricevere un’indicazione della scadenza o del promemoria associato.
Se non desideri essere più notificato, puoi annullare il flag o rimuovere il promemoria dall’email in qualsiasi momento: basta aprire il messaggio (o selezionarlo nell’elenco) e disattivare il contrassegno.
💡 Suggerimenti utili
- I promemoria di follow up sono particolarmente utili per email di lavoro o richieste che richiedono una risposta entro una certa scadenza.
- Se imposti un flag solo per te, Outlook ti avviserà automaticamente nel giorno e all’ora selezionati.
- Se invece scegli l’opzione Flag for Recipients, anche il destinatario vedrà l’indicazione che l’email richiede attenzione entro una certa data.
- Puoi gestire o rimuovere i follow up dalle email inviate o ricevute cliccando con il tasto destro sull’indicatore di flag.
✅ Conclusione
Impostare un’opzione di follow up in Outlook è un piccolo gesto che può fare una grande differenza nella tua organizzazione quotidiana. Ti aiuta a non perdere di vista le comunicazioni importanti e a mantenere il controllo delle attività in sospeso.
Con questi semplici passaggi, potrai assicurarti che nessuna email passi inosservata — né da parte tua né del destinatario.
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